Ihre Aufgaben
- Sie unterstützen die Abteilungsleitung BEB in verschiedenen administrativen Tätigkeiten wie Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Sitzungen.
- Sie organisieren Termine, Sitzungen und Anlässe für die drei CO-Abteilungsleitungen.
- Sie erstellen in Absprache mit der Kommunikationsabteilung interne Korrespondenz, einfache Protokolle und Präsentationen.
- Sie überwachen und überprüfen die Einhaltung von Terminen und Reportings. Sie agieren in definierten Aufgaben als Stellvertretung der Abteilungsleitung.
- Sie unterstützen in der Beschaffung.
- Sie leiten kleine Projekte selbstständig und unterstützen bei der Planung und Erarbeitung von übergeordneten Konzepten.
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) sowie allenfalls die Weiterbildung zur Direktionsassistent*in
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion
- Versierter Umgang mit M365 und IT-Anwendungen (z.B. IT-basierte Arbeitsorganisation, Projektmanagementsoftware)
- Sehr gute Deutschkenntnisse mündlich und schriftlich (Italienischkenntnisse von Vorteil)
- Analytisches und vernetztes Denken sowie eigenverantwortliches Handeln
- Sehr gute Arbeitsorganisation, Belastbarkeit und Flexibilität Gewandt in der Kommunikation mit verschiedenen Zielgruppen
Unsere Benefits
Ferien: Unsere Mitarbeitenden haben 4–6 Wochen Ferien pro Jahr, je nach Alter und Funktionsstufe. Zusätzlich gibt es 6 Betriebsferientage pro Jahr.
Weiterbildungen: Die AOZ fördert und unterstützt die Aus- und Weiterbildungen der Mitarbeitenden. Auch unsere internen Weiterbildungskurse bieten die Möglichkeit zur beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung.
Lunch-Check: Festangestellte Mitarbeitende (ab einem Pensum von 20 Prozent) kommen bei uns in den Genuss von Lunch-Checks, die in über 8000 Restaurants eingelöst werden können.
Beteiligung an der Vorsorge: Die Mitarbeitenden der AOZ sind bei der Pensionskasse der Stadt Zürich versichert. Die AOZ übernimmt dabei 60 Prozent der Prämie.
Ihr Kontakt
Laura Tommila
Co-Abteilungsleitung
Betreuung Bundesasylzentren
+41 79 522 24 99
steht Ihnen für Fragen gerne zur Verfügung.
Link zum Fachbereich
Co-Abteilungsleitung
Betreuung Bundesasylzentren
+41 79 522 24 99
steht Ihnen für Fragen gerne zur Verfügung.
Thomas Barandun
HR Recruiting Partner
+41 44 415 61 33
Jetzt bewerbenHR Recruiting Partner
+41 44 415 61 33
Wir berücksichtigen keine Bewerbungen von Personalvermittlern.
Stellenantritt
Wir sind bereit, wenn Sie es sind (befristet bis 31. Dezember 2026 mit Option auf Verlängerung/Entfristung).
Ihr Lohn
Ihr Bruttolohn liegt bei einem 100%-Pensum voraussichtlich zwischen 77 000 und 95 000 Franken pro Jahr.
Die genaue Lohnhöhe richtet sich nach Ihrer Ausbildung und Berufserfahrung. Im Verlauf des Auswahlverfahrens werden wir Ihren Lohn aufgrund unserer Lohnrichtlinien festlegen. Bewerber*innen, die noch nicht über die erforderlichen Kenntnisse oder Erfahrungen verfügen, können im Einzelfall auch unterhalb der Lohnbandbreite eingestuft werden. Zusätzlich richtet die AOZ für Arbeiten in der Nacht und am Sonntag Zulagen aus. Die weitere Lohnentwicklung richtet sich nach Ihren Leistungen und den finanziellen Möglichkeiten der AOZ. 
Der Bewerbungsprozess
Nachdem Sie Ihre Bewerbung eingereicht haben, werden wir diese mit grossem Interesse lesen. Nach einer ersten Vorauswahl setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung. Sollte es zu einem persönlichen Kennenlernen kommen, sieht der weitere Ablauf wie folgt aus:
Erstes Vorstellungsgespräch
Zweites Vorstellungsgespräch und Kennenlernen der Abteilung
Einholen von Referenzen
Anstellungsentscheid
Ihr Arbeitsort
Die AOZ
Die AOZ ist eine nicht gewinnorientierte, selbstständige öffentlich-rechtliche Anstalt der Stadt Zürich mit über 2000 Mitarbeitenden und mehr als 1000 interkulturellen Dolmetschenden und Freiwilligen. Im Auftrag von Bund, Kantonen, Stadt Zürich und weiterer Gemeinden erbringt sie fachliche Dienstleistungen im Migrations- und Integrationsbereich.
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